In Italia, la vita media di un ristorante o bar è piuttosto breve, stimata intorno ai 5 anni.
Il settore è altamente competitivo: circa il 25% delle nuove attività chiude dopo solo un anno, mentre quasi la metà (il 50%) abbassa le serrande entro i primi 3-5 anni di attività.
Le chiusure sono spesso riconducibili non solo ad affitti elevati e costi fissi insostenibili (utenze, personale) ma soprattutto per una totale assenza di un controllo di gestione.
Ecco perché abbiamo voluto affrontare questo argomento con Simone Polastri la cui famiglia è nella ristorazione da decenni e fondatore di un’azienda che si occupa proprio di questo aspetto così cruciale.
Il contributo del controllo di gestione
Il controllo della gestione è l’insieme delle operazioni volte a conseguire gli obiettivi stabiliti in fase di pianificazione (annuali, biennali o triennali): fatturato, coperti, percentuale di occupazione, scontrino medio e ovviamente i costi.
Molti imprenditori infatti si sono sempre limitati a guardare il fatturato ma spesso ignorano gli aspetti più importanti. Non si pongono domande come “quanto mi costa servire un cliente?” oppure “qual è la marginalità che mi porta ogni singolo cliente?”.
Per decenni in tanti hanno dato per scontato che per gestire un ristorante fosse sufficiente avere competenze in cucina o in sala, tralasciando completamente la contabilità, il marketing, la gestione delle risorse umane.
Il controllo di gestione nella ristorazione si è sviluppato in Italia da pochi anni ed è cresciuto dopo la pandemia perché i ristoratori hanno preso coscienza dell’importanza dei numeri.
Le problematiche principali
Il primo aspetto critico è il flusso di cassa, ovvero i movimenti della gestione economica (quindi entrate e uscite).
Questo calcolo diventa molto complicato quando si ricorre a pratiche non proprio ortodosse come l’evasione fiscale – un aspetto purtroppo ricorrente legato a bias che non danno gli effetti sperati.
Analizzando poi i costi, i ricavi, i coperti e la percentuale di occupazione (dato fondamentale perché indica la capacità di produzione) in relazione ai ricavi si può capire esattamente dove intervenire e quali strategie adottare.
Di solito ci sono 2 scenari principali:
1) tasso di occupazione alto ma marginalità bassa: si deve intervenire sul menu, rivedendo il costo delle singole ricette e a standardizzarle in relazione alle quantità vendute. Qui entra in scena il menu engineering, con 4 scenari ipotetici: piatti con alta marginalità che vendono bene (signature dish); piatti che marginano poco e vendono poco; piatti con bassa marginalità e alta vendita; piatti che vendono poco ma hanno alta marginalità.
2) tasso di occupazione basso ma ottima marginalità: bisogna individuare il problema principale, portando nuovi clienti al ristorante attraverso delle attività di marketing
Altre problematiche più comuni sono legate ad una mentalità volta a guardare solo al fatturato come unica metrica di successo e la gestione del personale dal reperimento di candidati alla fidelizzazione dello staff.
Manuali e procedure per garantire standard di qualità
E’ ancora molto difficile trovare questi supporti nelle imprese ristorative perché si dà spesso per scontato che gli operatori sappiano già tutto e perché purtroppo gli imprenditori non ne riconoscono l’importanza.
Eppure un mansionario è un supporto inestimabile per garantire una qualità costante del servizio e una standardizzazione duratura e molteplice (nel caso il format sia replicabile e scalabile).
Il mansionario è un documento in cui vengono scritte tutte le procedure: in primis si parte dall’analisi dei luoghi di lavoro (cucina, sala, toilette, etc), poi i compiti da svolgere all’interno degli spazi di lavoro, infine andiamo a dividere questi compiti per fasce di ore, infine assegnamo i compiti ai collaboratori.
In questo modo tutti sono consapevoli di ciò che va fatto, quando e perché – a prescindere dalla seniority – ed è utile per rendere lo staff più flessibile e creare job description ideale per le ricerche.
Concludendo
Il controllo di gestione nella ristorazione non si basa solo su un mero controllo di numeri ma è un’analisi approfondita anche di tutti i momenti e delle operazioni che vengono svolte all’interno di un locale.
Questo comporta un radicale cambio di approccio nei confronti dei flussi di cassa, basati fino ad ora su politiche poco ortodosse che hanno portato il comparto ad essere tra i primi evasori fiscali nel Paese.
Politiche tra l’altro che hanno deteriorato la gestione della risorse più importante: i collaboratori. Le statistiche infatti descrivono un settore in grave difficoltà, dove burnout e uso di alcool, droghe sono all’ordine del giorno.
Per tornare a diventare attrattivi, il controllo di gestione diventa quindi uno strumento indispensabile per il futuro del comparto.
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